RSUD dr. M. Haulussy Ambon

SIMRS: Bagaimana Membangun dari Awal? Pengalaman bagi Rumah Sakit yang akan Memulai

/ dr. Semuel A. Wagiu, Sp.N / 11 - 02 - 2025

Copy URL

Dalam era digital seperti sekarang, rumah sakit tidak bisa lagi mengandalkan sistem manual untuk mengelola data pasien, keuangan, inventaris, dan operasional sehari-hari. SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) hadir sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kualitas layanan kesehatan. 

Artikel ini akan membahas apa itu SIMRS, mengapa rumah sakit perlu mengadopsinya, yang sebagian besar mengacu pada pengalaman RSUD dr. M. Haulussy Ambon dalam langkah-langkah membangun SIMRS dari awal, termasuk tantangan dan solusinya.

Apa Itu SIMRS?

SIMRS adalah sistem terintegrasi yang dirancang untuk mengelola semua aspek operasional rumah sakit, mulai dari pendaftaran pasien, rekam medis, penagihan, inventaris, hingga pelaporan. SIMRS memungkinkan rumah sakit untuk mengotomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, sehingga mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.

Mengapa Rumah Sakit Harus Menggunakan SIMRS?

1. Efisiensi Operasional: SIMRS mengotomatisasi proses seperti pendaftaran pasien, penjadwalan, dan penagihan, sehingga mengurangi waktu tunggu dan beban kerja staf.

2. Akurasi Data: Dengan SIMRS, data pasien dan administrasi disimpan secara terpusat dan terstruktur, mengurangi risiko kesalahan.

3. Keputusan Berbasis Data: SIMRS menyediakan laporan real-time yang membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis.

4. Pengalaman Pasien yang Lebih Baik: Pasien dapat merasakan layanan yang lebih cepat dan terkoordinasi.

5. Kepatuhan Regulasi Pemerintah: SIMRS memastikan rumah sakit memenuhi standar regulasi, terkoneksi dengan platform Satusehat, perlindungan data pasien dan pelaporan yang akurat.

Langkah-Langkah Membangun SIMRS

Membangun SIMRS adalah proses kompleks yang memerlukan perencanaan matang, eksekusi terstruktur, dan evaluasi berkelanjutan. Berikut adalah penjelasan tentang langkah-langkah membangun SIMRS, mulai dari persiapan hingga implementasi dan pasca-implementasi.

1. Analisis Kebutuhan dan Perencanaan Awal

Langkah pertama adalah memahami kebutuhan rumah sakit dan merencanakan proyek dengan cermat. Semua ini wajib mendapatkan dukungan kebijakan dari pimpinan rumah sakit.

a. Identifikasi Kebutuhan

   - Kebutuhan Operasional: Tentukan modul-modul yang diperlukan, seperti rekam medis elektronik (RME), manajemen keuangan, inventaris, farmasi, dan penjadwalan.

   - Kebutuhan Teknis: Identifikasi infrastruktur IT (Informasi Teknologi) yang sudah ada dan apa yang perlu ditingkatkan (server, jaringan, perangkat keras).

   - Kebutuhan Ruangan: Identifikasi ruangan yang bisa dipakai untuk menjadi unit kerja untuk SIMRS dan meletakkan server, serta perangkat keras lainnya.

   - Kebutuhan Internet: Menentukan penyedia internet yang bisa dipakai untuk berlangganan dan menghitung kebutuhan besaran bandwith internet.

   - Kebutuhan Regulasi: Pastikan sistem memenuhi standar lokal dan internasional, seperti Standar Akreditasi Rumah Sakit dan perlindungan data pasien.

b. Tentukan Tujuan dan Sasaran

   * Tujuan utama implementasi SIMRS, misalnya:

     - Meningkatkan efisiensi operasional.

     - Memperbaiki kualitas layanan pasien.

     - Lebih dikenal oleh masyarakat luas.

     - Memenuhi standar akreditasi rumah sakit.

   * Sasaran yang terukur, seperti mengurangi waktu tunggu pasien sebesar 20% dalam 6 bulan.

c. Buat Rencana Anggaran

    Hitung biaya untuk:

     - Pembelian atau pengembangan software.

     - Pembelian hardware (server, komputer, mikrotik, switch, jaringan).

     - Biaya renovasi ruangan SIMRS & server.

     - Biaya berlangganan internet.

     - Biaya SDM IT (bila ada rekrutmen baru).

     - Biaya pembuatan/pengembangan website.

     - Pelatihan SDM.

     - Biaya konsultan atau vendor (jika diperlukan).

d. Bentuk Tim Proyek (Tim Kerja)

    Tim proyek harus terdiri dari:

     - Manajer proyek.

     - Ahli IT.

     - Perwakilan dari setiap departemen (medis, keuangan, promkes, farmasi, dll.).

     - Konsultan eksternal (jika diperlukan).

2. Pemilihan dan Persiapan Infrastruktur

Infrastruktur yang baik adalah fondasi SIMRS yang sukses.

a. Hardware

   - Server: Pastikan server memiliki kapasitas yang memadai untuk menyimpan data dan menangani beban kerja.

   - Jaringan: Bangun jaringan (LAN maupun WAN) yang stabil dan aman, termasuk koneksi internet dan intranet.

   - Perangkat Pendukung: Sediakan komputer, printer, finger print, scanner, CCTV,  NAS (Network Attachment Storage), dan perangkat lain yang diperlukan.

b. Software

   * Pilih software yang tepat:

     - Siap Pakai: Jika memilih solusi siap pakai, pastikan vendor memiliki reputasi baik dan sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit.

     - Custom Development: Jika mengembangkan sistem sendiri, pastikan tim developer berpengalaman dalam proyek serupa.

   * Fitur yang harus ada:

     - Rekam medis elektronik (RME).

     - Manajemen keuangan dan penagihan.

     - Manajemen Farmasi dan logistik.

     - Pelaporan dan analitik.

c. Integrasi Sistem

   - Pastikan SIMRS dapat terintegrasi (bridging) dengan Satusehat, BPJS, dan sistem yang sudah ada, seperti sistem laboratorium (LIS) atau radiologi (PACS).

   - Gunakan middleware atau API untuk memfasilitasi integrasi.

d. Akun Akses SIMRS

   - Membuat pemetaan terhadap semua staf dalam rumah sakit, siapa saja yang berhak mengakses SIMRS dengan kompetensinya.

   - Menyiapkan akun akses SIMRS sesuai kewenangan.

3. Persiapan Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM yang terlatih adalah kunci keberhasilan implementasi SIMRS.

a. Pelatihan Staf

   - Pelatihan Dasar: Ajarkan staf (dokter, perawat, petugas gizi, apoteker, admin, kasir) cara menggunakan modul-modul dasar SIMRS.

   - Pelatihan Lanjutan: Berikan pelatihan khusus untuk tim IT dan manajemen.

   - Simulasi: Lakukan simulasi penggunaan sistem sebelum go-live (operasional).

b. Sosialisasi dan Dukungan

   - Sosialisasikan manfaat SIMRS kepada seluruh staf untuk mengurangi resistensi.

   - Sediakan tim dukungan teknis yang siap membantu selama dan setelah implementasi.

c. Membuat Komunitas SIMRS dalam Rumah Sakit

   - Siapkan grup untuk sosialisasi dan diskusi tentang SIMRS dalam rumah sakit, bisa berupa grup Whatsapp atau Telegram yang sudah familier.

   - Menyampaikan visi misi terkait dengan SIMRS agar diskusi tak terlalu jauh menyimpang.

   - Website menjadi salah satu media dalam sosialisasi internal maupun eksternal (misalnya: alur dan tarif pelayanan) yang akan berujung pada akreditasi rumah sakit dan layanan publik (Ombudsman dan Kementerian PANRB).

4. Implementasi SIMRS

Implementasi adalah tahap kritis yang memerlukan koordinasi dan monitoring ketat.

a. Pilot Project

   - Mulai dengan uji coba di satu departemen atau unit (misalnya, rawat jalan).

   - Identifikasi masalah dan lakukan perbaikan sebelum implementasi skala penuh.

b. Migrasi Data

   - Pindahkan data lama ke sistem baru dengan hati-hati.

   - Pastikan data akurat dan lengkap, serta lakukan backup sebelum migrasi.

c. Go-Live (operasional)

   - Implementasikan SIMRS secara bertahap atau sekaligus, tergantung pada kesiapan rumah sakit.

   - Lakukan studi lapangan di rumah sakit yang sederajat dengan menggunakan aplikasi SIMRS serupa dan sudah operasional.

   - Pantau kinerja sistem dan siapkan tim dukungan untuk menangani masalah yang muncul.

5. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah implementasi, evaluasi kinerja sistem dan lakukan perbaikan sesuai kebutuhan.

a. Evaluasi Kinerja

   - Kumpulkan umpan balik dari staf dan pasien, misalnya dengan survei Google Form.

   - Analisis metrik kinerja, seperti waktu tunggu pasien, akurasi data, dan kepuasan pengguna.

b. Perbaikan Berkelanjutan

   - Lakukan pembaruan (update) software secara berkala. Baik software SIMRS maupun sistem pada komputer (Windows).

   - Sediakan pelatihan tambahan jika diperlukan.

   - Sesuaikan sistem dengan perubahan kebutuhan rumah sakit.

   - Tetap melakukan perbaikan sistem yang ada terus-menerus.

6. Tantangan dan Solusi dalam Implementasi SIMRS

a. Tantangan: Resistensi dari Staf (hal yang utama)

   - Solusi: Libatkan staf sejak awal, berikan pelatihan yang memadai, dan tunjukkan manfaat SIMRS bagi pekerjaan mereka. Buatkan grup komunikasi untuk berdiskusi secara online yang mewakili setiap ruangan dan unit kerja yang ada. Libatkan manajemen dalam setiap kegiatan sejak awal.

b. Tantangan: Biaya Tinggi

   - Solusi: Buat anggaran yang realistis, pertimbangkan opsi pembiayaan, dan prioritaskan modul yang paling penting. Membuat pendekatan dengan pemilik rumah sakit (Gubernur/Walikota/Bupati/Yayasan) atau pemerintah daerah dan Anggota DPRD untuk ikut membantu dalam pembiayaan.

c. Tantangan: Integrasi dengan Sistem lain

   - Solusi: Gunakan middleware atau API untuk memastikan integrasi yang mulus.

d. Tantangan: Keamanan Data

   - Solusi: Implementasikan protokol keamanan seperti enkripsi data, firewall, dan backup rutin. Backup selain pada server, perlu disiapkan backup cadangan pada lokasi yang lain seperti NAS ataupun cloud.

e. Tantangan: Kurangnya SDM yang Terampil

   - Solusi: Rekrut ahli IT yang berpengalaman, konsultan IT yang berpengalaman,  atau berikan pelatihan intensif kepada staf internal secara berkala.

Persiapan SDM IT dan Peran Leader dalam Tim SIMRS

Membangun SIMRS tidak hanya memerlukan teknologi yang canggih, tetapi juga SDM yang kompeten, terutama tim IT dan pemimpin proyek yang handal. Berikut adalah uraian tentang persiapan SDM IT dan peran leader dalam tim SIMRS.

1. Persiapan SDM IT untuk Menjalankan SIMRS

Tim IT adalah tulang punggung dalam implementasi dan pemeliharaan SIMRS. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan sistem berjalan lancar, aman, dan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

a. Profil SDM IT yang dibutuhkan

   - System Administrator (Network): Bertanggung jawab atas instalasi, konfigurasi, dan pemeliharaan server serta jaringan.

   - Database Administrator (DBA): Mengelola database SIMRS, termasuk backup, restorasi, dan optimasi kinerja.

   - Developer/Programmer: Jika SIMRS dikembangkan secara custom, programmer diperlukan untuk membuat dan memodifikasi kode.

   - System Analyst: Menganalisis kebutuhan sistem, merancang sistem, dan menjembatani tim IT dan pengguna dalam rumah sakit.

   - Helpdesk/IT Support: Memberikan dukungan teknis kepada pengguna (staf medis dan administrasi) saat mengalami masalah.

   - Security Specialist: Memastikan keamanan data dan sistem, termasuk enkripsi, firewall, dan manajemen akses.

Saat baru memulai wajib tersedia minimal 2 orang untuk SDM yang konsentrasi pada System Administrator (Network/Jaringan) dan Programmer (yang bisa menguasai Database Administrator).

b. Pelatihan dan Sertifikasi

   * Pelatihan Teknis: Berikan pelatihan tentang teknologi yang digunakan dalam SIMRS, seperti sistem operasi server, database (contoh: MySQL, PostgreSQL), dan bahasa pemrograman (contoh: Python, PHP, Java).

   * Sertifikasi: Dorong tim IT untuk mendapatkan sertifikasi yang relevan, seperti:

     - Cisco Certified Network Associate (CCNA) untuk jaringan.

     - Microsoft Certified: Azure Administrator untuk cloud computing.

     - Certified Information Systems Security Professional (CISSP) untuk keamanan IT.

   * Pelatihan SIMRS Khusus: Jika menggunakan software siap pakai, pastikan tim IT mengikuti pelatihan dari vendor untuk memahami fitur dan cara mengelola sistem.

c. Rekrutmen dan Retensi

   - Rekrutmen: Cari kandidat dengan pengalaman di bidang kesehatan atau sistem informasi rumah sakit. Ini akan memudahkan adaptasi mereka dengan kebutuhan SIMRS.

   - Retensi: Berikan insentif dan kesempatan pengembangan karir untuk mempertahankan tim IT yang berkualitas.

d. Kolaborasi dengan Departemen Lain

   - Tim IT harus bekerja sama erat dengan departemen lain, seperti medis, keuangan, dan farmasi, untuk memahami kebutuhan mereka dan memastikan SIMRS dapat mendukung operasional sehari-hari.

2. Peran Leader dalam Tim SIMRS

Bilamana sudah terdapat minimal dua orang SDM IT yang kompeten, perlu dilanjutkan dengan pembentukan unit kerja untuk menangani SIMRS. Tim kerja yang ada bisa ditetapkan melalui kebijakan direktur dalam bentuk Unit SIMRS ataupun Instalasi SIMRS tergantung dari jumlah SDM yang ada dan kelas rumah sakit. Untuk sebuah Rumah Sakit tipe B sebaiknya Instalasi SIMRS.

Pemimpin proyek (Project Leader) atau unit kerja adalah orang yang bertanggung jawab atas kesuksesan implementasi SIMRS. Peran ini memerlukan kombinasi keterampilan teknis, manajerial, akreditasi rumah sakit, dan komunikasi.

a. Tanggung Jawab Leader

   - Perencanaan: Membuat rencana proyek yang detail, termasuk timeline, anggaran, dan alokasi sumber daya.

   - Koordinasi: Memastikan semua pihak (tim IT, staf medis, manajemen, dan vendor) bekerja sama dengan baik.

   - Monitoring: Memantau kemajuan proyek dan mengidentifikasi masalah sejak dini.

   - Komunikasi: Menjadi penghubung antara tim teknis dan manajemen, serta menyampaikan laporan progres secara berkala.

   - Manajemen Risiko: Mengidentifikasi risiko potensial (contoh: keterlambatan, kelebihan anggaran, bencana) dan menyiapkan rencana mitigasi.

b. Keterampilan yang Dibutuhkan

   - Keterampilan Teknis: Memahami dasar-dasar teknologi SIMRS, seperti database, jaringan (kabel LAN & Fiber Optic), dan keamanan data.

   - Keterampilan Manajemen Proyek: Menguasai metodologi manajemen proyek, standar akreditasi rumah sakit.

   - Keterampilan Komunikasi: Mampu menjelaskan konsep teknis kepada non-teknis dan mendengarkan masukan dari berbagai pihak.

   - Keterampilan Kepemimpinan: Memotivasi tim, mengambil keputusan cepat, dan menyelesaikan konflik.

c. Siapa yang Cocok Menjadi Leader?

   - Internal: Jika memungkinkan, pilih leader dari dalam rumah sakit yang sudah memahami budaya, akreditasi rumah sakit, dan kebutuhan organisasi. Contoh: kepala departemen IT, staf Rekam Medis, manajer operasional, atau nakes yang punya kemampuan serta ketertarikan pada IT.

   - Eksternal: Jika tidak ada kandidat yang memenuhi syarat, pertimbangkan untuk merekrut konsultan atau project manager berpengalaman dari luar (paruh atau purna waktu).

d. Pelatihan untuk Leader

   - Manajemen: Berikan pelatihan manajemen proyek, K3RS, Mutu Rumah Sakit, dan Keselamatan Pasien.

   - Kepemimpinan: Latih keterampilan kepemimpinan, seperti manajemen konflik dan motivasi tim.

   - SIMRS Khusus: Jika leader tidak memiliki latar belakang IT, berikan pelatihan dasar tentang SIMRS dan teknologi yang digunakan.

3. Kolaborasi antara Tim IT dan Leader

Kolaborasi yang baik antara tim IT dan leader adalah kunci keberhasilan implementasi SIMRS.

a. Rapat Rutin

   - Adanya visi misi yang jelas tentang SIMRS. 

   - Lakukan rapat rutin untuk membahas progres, masalah, dan rencana ke depan.

   - Pastikan semua anggota tim memiliki kesempatan untuk memberikan masukan, melakukan kreativitas dan improvisasi.

b. Pembagian Tugas yang Jelas

   - Leader bertanggung jawab atas perencanaan dan koordinasi, sementara tim IT fokus pada implementasi teknis.

   - Tetapkan tanggung jawab dan target yang jelas untuk setiap anggota tim.

c. Dukungan dari Manajemen

   - Leader harus memastikan dukungan penuh dari seluruh manajemen, termasuk alokasi anggaran dan sumber daya.

4. Tantangan dalam Persiapan SDM IT dan Leader

a. Tantangan: Kurangnya SDM IT yang Berpengalaman

   - Solusi: Rekrut dari luar atau berikan pelatihan intensif kepada staf internal.

b. Tantangan: Leader yang Tidak Memiliki Latar Belakang IT  

- Solusi: Berikan pelatihan dasar IT dan dukungan dari tim teknis.

c. Tantangan: Konflik dalam Tim

   - Solusi: Leader harus mampu menyelesaikan konflik dengan cepat dan adil.

Penutup

Membangun SIMRS dari awal adalah investasi besar yang memerlukan perencanaan matang, sumber daya yang memadai, dan komitmen dari seluruh pihak. Namun, manfaat yang diperoleh --- seperti efisiensi operasional, kepatuhan regulasi, dan peningkatan kepuasan pasien --- jauh lebih besar dibandingkan tantangan yang dihadapi.

Keberhasilan implementasi SIMRS sangat bergantung pada kesiapan SDM IT dan kepemimpinan yang kuat. Tim IT yang kompeten memastikan sistem berjalan optimal, sementara leader yang handal mengoordinasikan seluruh proses dengan baik. Kolaborasi antara tim IT, manajemen, dan seluruh staf rumah sakit menjadi kunci utama dalam memastikan SIMRS dapat berjalan sesuai rencana.

Lebih dari sekadar teknologi, SIMRS adalah fondasi dalam meningkatkan kualitas layanan kesehatan. Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat, rumah sakit dapat membangun sistem yang efektif, efisien, dan berkelanjutan, sehingga siap menghadapi tantangan era digital dalam dunia medis.

Demikianlah pengalaman dalam membangun SIMRS di RSUD dr. M. Haulussy Ambon.

Artikel dan Berita terkait:

SIMRS GOS: Solusi Digital untuk Manajemen Rumah Sakit yang Lebih Efisien 

Rekam Medis Elektronik: Revolusi Digital di Dunia Kesehatan 

SIMRS: Transformasi Digital dalam Dunia Kesehatan 

RSUD dr. M. Haulussy Ambon Sukses Implementasi Rekam Medik Elektronik Satusehat